Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

GoBD

(Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Alle Unternehmer müssen für Geschäftsjahre (Veranlagungszeiträume), die nach dem 31.12.2014 beginnen, diese neuen Grundsätze beachten.

Die Finanzverwaltung betont in dem GoBD-Schreiben, dass die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung elektronischer Bücher beim Geschäftsinhaber (Steuerpflichtigen) liegt.

Allgemeine Anforderungen

Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung

• nachvollziehbar,
• nachprüfbar,
• zutreffend,
• klar,
• zeitnah,
• fortlaufend und
• unveränderbar

sein.

So bedarf es bei der elektronischen Buchführung der lückenlosen Dokumentierung eines jeden Geschäftsvorfalls. Jeder Geschäftsfall ist dabei ausreichend zu bezeichnen.

Besondere Anforderungen an elektronische Belege

Die Finanzverwaltung hat hinsichtlich der besonderen Anforderungen mit elektronischen Belegen in dem GoBD-Schreiben zutreffend erkannt, dass klassische Belege in Papierform oftmals nicht mehr vorliegen. Es wird von Seiten der Finanzverwaltung daher nicht beanstandet, wenn die Vorschriften des autorisierten Anwendungsverfahrens angewendet worden sind und alle Buchungen tatsächlich durchgeführt wurden. Letzteres ist insbesondere für monatlich wiederkehrende Dauersachverhalte maßgeblich, etwa bei der Verbuchung von Abschreibungen.

In der erforderlichen Verfahrensdokumentation müssen alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung dargestellt werden, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Diese hat das Bundesfinanzministerium in dem GoBD-Schreiben zusammengefasst. Unter anderem müssen folgende Angaben vorhanden sein:

• Eindeutige Belegnummer
• Angaben über Belegaussteller und -empfänger
• Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt

Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt. Und es sind ein Belegdatum sowie der verantwortliche Aussteller zu nennen (z. B. der Bediener der Kasse).

Diese Aufzählung ist nicht abschließend.

Internes Kontrollsystem

Zu den wesentlichen Punkten der GoBD zählt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Dabei muss ein solches nicht bloß eingerichtet werden, das Bundesfinanzministerium verlangt auch eine ausreichende Protokollierung.

Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit

Diese Vorschrift bedeutet, dass die Buchungsdaten nicht in der Form abgeändert werden dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind.

Erfordernis der Datensicherheit: Wichtig ist eine ausreichende Datensicherung. Das BMF weist in den GoBD ausdrücklich darauf hin, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Zu einer Verwerfung Ihrer Buchführung kann es in diesem Fall auch kommen, obwohl Sie sämtliche sonstige Formalitäten eingehalten haben.

Elektronische Aufbewahrung

Schließlich verwendet die Finanzverwaltung einen gesonderten Abschnitt für die elektronische Aufbewahrung. Die von der Finanzverwaltung aufgestellten GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichtigen – unter Bezugnahme auf die einschlägige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs – sehr weit. Aufzubewahren sind danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Zwar finden sich in den GoBD einige Beispiele, jedoch keine abschließende Aufzählung aller aufzubewahrenden Unterlagen.

Einer der Kerngrundsätze aus den GoBD zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD. Die Finanzverwaltung lässt allerdings Umformatierungen und Dateiumwandlungen unter bestimmten Voraussetzungen zu.

Einscannen von Unterlagen

Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Es sind danach umfassende Dokumentierungen zu erstellen. Unter anderem ist festzuhalten, wer die Dokumente gescannt hat und wann dies geschehen ist.

Fazit

Die vorstehend erörterten wesentlichen Punkte aus den neuen Grundsätzen für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung der Finanzverwaltung entfalten zwar keinen Rechtscharakter. Die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen finden sich wie bisher im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Diese gelten unverändert weiter und werden durch die GoBD nicht berührt. Die neuen GoBD werden als ergänzendes „ungeschriebenes Recht“ betrachten. Denn spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung kommt es auf diese an.